Endpoint Management | End User Experience

Top Best Practices, mit denen Sie Ihr SAM in den Griff bekommen

03. September 2024, Kilian Schwermer

Komplexe Software-Umgebungen zu verwalten, ist immer eine Herausforderung – insbesondere auch das Management von Lizenzen und Softwareverträgen. Hier hilft nur vollständige Transparenz und eine übersichtliche Struktur, damit Admins das Beste aus den Software-Assets ihrer IT-Umgebung herausholen.

Kurz & knapp

Effizientes Softwarelizenzmanagement und Software Asset Management (SAM) spart Kosten, entlastet den Service Desk und steigert die Produktivität der Mitarbeiter.
Automatisierungstools bieten umfassende Transparenz und Unterstützung bei der Verwaltung komplexer Software-Umgebungen, von der Datenerhebung bis hin zum Lizenzmanagement.
Klare SAM-Prozesse und zentrale Inventarisierung ermöglichen IT-Teams, optimale Entscheidungen zu treffen und passende Softwareverträge auszuhandeln.

Softwarelizenzmanagement und Software Asset Management (SAM) sind für IT-Verantwortliche unverzichtbare Werkzeuge, um die Softwarelandschaft ihres Unternehmens zuverlässig zu betreuen. Aber warum ist das überhaupt wichtig? Hier die 5 Top-Benefits, die IT-Teams durch eine effiziente Verwaltung der im Unternehmen genutzten Software-Assets erzielen:

Kosten sparen: Durch das Entfernen ungenutzter Softwarelizenzen sind erhebliche Einsparungen im IT-Budget möglich.
Service Desk entlasten: Wird im Unternehmen weniger unnötige Software eingesetzt, reduzieren sich dadurch auch automatisch die Service Desk Tickets und der damit verbundene Aufwand.
Mitarbeiterproduktivität steigern: Eine vereinheitlichte Softwarenutzung im Unternehmen verbessert die digitale Vertrautheit und damit auch die Produktivität aller User.
Digitale Transformation beschleunigen: Nutzung von Anwendungstracking unterstützt effizientere Transformationsprojekte durch gezielte Eingriffe und Schulungen.
Umweltauswirkungen reduzieren: Das Aktuell-halten von Softwarelizenzen und -nutzung trägt zudem zur Nachhaltigkeit eines Unternehmens bei, da der Ressourcenverbrauch verringert wird.

Komplexe Software-Umgebung? Automatisierungs-Tools unterstützen

Software-Assets sind für den Betrieb eines Unternehmens essenziell, aber ihre Verwaltung kann ganz schön komplex werden: Fast jede Abteilung und jedes Team haben eigene Softwareanforderungen – mit spezifischen Installationen, Nutzungen und Konfigurationen. Hier den genauen Überblick über den kompletten Lebenszyklus aller im Unternehmen verwendeten Softwaresysteme zu behalten, wird für Admins schnell zu einer echten Herausforderung. Denn nur wenn sie jederzeit eine vollständige Transparenz über alle aktiven Versionen, Lizenzen, Installationsorte und -parameter haben, sind sie in der Lage, die richtigen IT-Entscheidungen zu treffen, wenn es um den Kauf oder die Lizenzvergabe von Software geht.

Viele Admins müssen in ihrem Unternehmen allerdings regelmäßig Software in größerem Maßstab zielgerichtet einspielen, aktualisieren und, wenn nicht mehr benötigt, wieder entfernen. Dies ist zuverlässig und fehlerreduziert eigentlich nur noch mit passenden Automations-Tools machbar.

Unsere baramundi Management Suite (bMS) bietet die dafür genau passende Tool-Kombination, die alle notwendigen Prozesse abdeckt – von der automatischen Datenerhebung sämtlicher Endpoints im Netzwerk über die schnelle Inventarisierung aller Softwarekomponenten inklusive Versionsnummern bis hin zu effizientem Application Usage Tracking und optimiertem Lizenzmanagement. Mit der bMS erhalten IT-Teams umfassende Transparenz und, ein weiterer großer Vorteil, auch eine einfache Datenübertragung per Schnittstelle an andere Anwendungen, etwa weitere unternehmensinterne Reporting-Tools.

Optimaler SAM-Ansatz? Hier sind 4 Best Practices

Damit eine effiziente Verwaltung der Software-Assets im Unternehmen gelingt, hat es sich bewährt, auf eine strukturierte Vorgehensweise zu setzen. Im Folgenden zeigen wir vier Best Practices, die eine gute Grundlage dafür bilden, die SAM-Prozesse im Unternehmen effizient zu steuern:

1. Beschaffungsprozesse dokumentieren und standardisieren

Am Anfang eines jeden guten SAM-Prozesses steht das Definieren standardisierter Prozesse und Regeln – nicht nur für die Lizenzbeschaffung, sondern auch für die Speicherung von Lizenzen und Lizenzzertifikaten. Admins sollten diese Prozesse dokumentieren und so verpflichtend im Unternehmen etablieren.

2. Lizenzbestände bereinigen und organisieren

Alles an einem Ort – das ist das Geheimnis, um bei Bedarf wirklich alle Lizenzierungsdokumente und -informationen jederzeit leicht aufzufinden. In der Regel ist dieser Ort ein zentrales Lizenzinventar, in das alle mit Lizenzvereinbarungen und Softwarewartungsverträge verschoben werden. Automatisierungstools generieren solche Lizenzinventare heute bereits automatisiert

3. Software inventarisieren und Lizenzbestand prüfen

Für vollständige Transparenz ist es wichtig, alle Softwaresysteme, inklusive des damit verbundenen Lizenzbestands, zentral zu inventarisieren. Passende Automatisierungstools erkennen die im Netzwerk verwendete Software schnell und genau. Dieses automatische Erfassen stellt sicher, dass keine Software-Assets übersehen werden. Bei manueller Überprüfung passiert das leicht, wenn Systeme z. B. gerade nicht laufen oder nicht ans Netzwerk angeschlossen sind (etwa Open-Source-Software, die ohne kostenpflichtige Lizenzen genutzt wird). Admins haben dadurch jederzeit den Überblick, ob die aktiven Lizenzen auch wirklich alle Arten der Installation und Nutzung im Unternehmen (Stichwort Cloud!) abdecken. Denn erst wenn alle Software und -Lizenzen in einem System katalogisiert sind, lässt sich im Vergleich mit den tatsächlichen Nutzungsdaten überprüfen, ob ein Unternehmen seine erworbenen Produktnutzungsrechte umfassend nutzt – so bleiben keine Kostenvorteile liegen.

4. Nutzungsverhalten tracken und Aktualisierungen passend steuern

Um den Einsatz von Software-Assets im Unternehmen so optimal wie möglich zu gestalten, sollten Admins die Software-Nutzungsgewohnheiten ihrer User kontinuierlich nachverfolgen. Auch hierbei unterstützen Automatisierungstools und machen aktuelle Daten zur Softwarenutzung für Admins in Echtzeit verfügbar. Dadurch lassen sich zum jeweiligen Nutzungsverhalten passende Aktualisierungszeiträume sowie Vertragsmeilensteine, Neukäufe und Lizenzänderungen durch Software-Upgrades oder -Downgrades zuverlässig steuern.

Klarheit im Lizenzdschungel bringt viele Vorteile

Durch die Kombination bewährter Best Practices und den Einsatz geeigneter Automatisierungstools verfügen IT-Teams über die notwendige Datentransparenz, um die Software-Assets in ihrer IT-Umgebung jederzeit bedarfsgerecht und effizient zu überwachen. So erkennen sie schnell, wo das Unternehmen über- oder eventuell unterlizenziert ist, ob bestimmte Wartungsverträge für nicht mehr genutzte Systeme kündbar sind oder wann Vertragsverlängerungen anstehen. Und nicht zuletzt haben IT-Verantwortliche mit einem vollständigen SAM-Überblick immer die besseren Karten, wenn es darum geht, passende Softwareverträge für ihr Unternehmen auszuhandeln.

IT-Assets im Griff behalten

Besseres Asset Management in 5 Schritten? Das geht ganz einfach mit unserer baramundi Checkliste – holen Sie sich die praktische Step-by-Step Anleitung, mit der Sie Ihre IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus zuverlässig betreuen.

baramundi Checkliste für Ihr Asset Management

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